如果企業成品用ERP系統管理貨位和出庫，是否還需要在現場做貨位卡？

在近期的交流過程之中，存在著這樣一個由小伙伴所提出并前來咨詢的問題，“倘若企業成品已然借助ERP系統對貨位以及出庫等相關環節開展了管理工作之后，那么在實際的現場操作層面，是不是就能夠不再針對貨位去制作并設立貨位卡了呢”，該問題實則緊密關聯著日常倉庫管理方面的效率狀況以及合規性質的相關事宜，鑒于此種情況，接下來我們便打算結合既有的相關規定以及實際具體操作步驟，力求在一定程度上逐步將此件事情闡釋清晰。

第一步：搞明白法規的核心要求是什么

在醫療器械領域，倉庫管理絕不能隨意為之，而須遵循《醫療器械生產質量管理規范》第五十一條所明確規定的規矩，即企業必須建立的產品標識控制程序。此程序核心要點有二，其一，需運用合適方法對產品進行標記，以便于眾人一眼認出且可防止用錯或混入其他批次，其二，無論產品在倉庫內處于搬運、存儲亦或包裝階段，都要確保采取保護措施，避免產品受損或遭污染。值得注意的是，法規并未限定具體的標識形式，無論是貼標簽、掛卡片還是采用電子記錄等方式均可，但關鍵在于要實現能夠追查到、能清晰看清以及能有效防止出錯的目的，總之，不論采用包括ERP系統等何種方法，最終都必須滿足這樣的基本要求。

第二步：ERP系統管貨位和出庫到底管了什么

如今眾多企業鑒于倉庫管理之需求會選用ERP，要知道這ERP系統在管理領域可是能施展諸多功能，它會針對每個倉庫以及每個貨架位置賦予獨一無二的碼也就是貨位編碼，使得物品放置何處皆被該系統清晰記錄，當成品入庫階段，其便將成品與對應的貨位加以綁定，待需出庫之時，系統因知曉哪個貨位存有貨物，故而操作人員只需依照系統提示去取貨，取完后庫存會被系統自動減少，特別是針對需要進行批次管理的產品諸如醫療器械這類多數需管批次的情況，ERP系統所具備的作用就顯得尤為關鍵，原料進入時所具有的批次號被記錄，生產過程中使用的是哪個批次的原料，成品產出后又是對應哪個批次，甚至銷售出去時的批次，在系統里皆如一條線般串聯起來，如此不但追查便捷，還能夠按照先進先出之原則出貨，有效防止物品過期，而上述這些功能實實在在能夠給予企業倉庫管理方面極大幫助。

第三步：只看系統不管現場，風險在哪里

即便ERP系統在管理層面展現出堪稱卓越的效能，然而歸根結底其本質僅為一種“電子賬本” ，而真正的實物實際上是處于倉庫之中且是經由人來進行操作處理的，于此便衍生出一系列亟待審慎思索的現實層面問題；首先需關注的是，即便在系統內明確標注貨位A存放著特定某批次的成品，但倘若倉管員并未依照系統所給出的指示進行放置或者出現放置位置錯誤的狀況，并且系統當時未能察覺這一情況且后續也無人加以核對確認，那么系統所記錄的信息與實際的貨物必然會出現不一致的現象；其次，即便系統所呈現出來的顯示狀態處于正常情況，然而當藥監局的工作人員或者公司負責內審的人員蒞臨現場開展檢查工作時，他們顯然不可能僅僅將注意力都集中在電腦屏幕之上進行查看，而是必定會走進倉庫當中，以親眼目睹的方式去確認實物與標識之間是否能夠相互匹配，如果在現場呈現出空空如也沒有任何物品的狀態，只是告知檢查人員“所有信息都可在系統當中進行查詢”，如此情形下，前來檢查的人員內心無疑會產生疑慮，不禁思考這合規性究竟該通過何種方式加以證明；再者，系統本身存在出現各類問題的可能性，諸如遭遇網絡中斷、電腦發生死機狀況或者服務器出現崩潰等故障，抑或是操作人員由于對系統操作不夠熟悉，在臨時性的情況下無法迅速找到所需的相關信息，在此種情形之時，若現場存在一個如實寫有批次、數量以及效期等內容的貨位卡，那么便能夠立即實現應急處理，避免陷入茫然無措、工作完全停擺的尷尬境地 。

第四步：現場貨位卡到底起什么作用

現場所張貼或懸掛的貨位卡，其作用實則較為直接，之所以這么說，是因其被放置在貨位之側且與實物一同擺放，故而人們一眼便可看到該位置所放置產品具體是何種、涉及哪個批號、總量究竟有多少以及何時將會過期，對于倉管員而言，在日常的點貨、找貨以及發貨工作過程當中，無需總是開啟電腦去查詢系統，僅僅抬頭看一眼卡片即可完成相關操作，這種方式既方便又不易出錯，更為關鍵的是，此卡片堪稱實打實的“物理證據”，無論是檢查人員還是內部同事，只要其來到這個貨位，當看到卡片信息與實物相匹配時，便能夠立刻確認東西未放錯地方，相比起指著電腦屏幕聲稱“系統里就是這么記載的”情況而言，該卡片顯然要更具說服力，畢竟它與ERP系統里的記錄，一個屬于看得見且摸得著的現場證明，而另一個則是電子化的流轉記錄，只有兩者一同使用，方可稱之為雙保險。

第五步：具體怎么做才合規又省事

當明確法規要求以及知曉ERP與貨位卡分別所具好處后，具體操作在邏輯層面似乎能有一定方向，其中ERP系統需被使用且要實現充分利用，貨位編碼管理應妥善設置，批次追蹤功能得予以啟用，對于出庫入庫操作而言必須嚴格依照系統流程推進，以此確保系統記錄所具備的準確性與實時性；同時，現場該張貼的貨位卡絕不能缺失，每個貨位相應都需配置卡片，卡片上關鍵信息諸如品名、規格、批號、數量、效期以及存儲條件要求等都應做到清晰完整。當倉管員于貨位進行放置或拿取物品操作時，不僅要在ERP系統內完成操作，還需即刻對卡片信息加以更新，使得卡片與實物、卡片與系統記錄始終保持一致狀態。在定期開展的倉庫盤點工作中，既要對實物數量進行盤點，又得核對實物、貨位卡以及ERP系統記錄這三者是否相一致，若發現問題則需迅速查找原因并對流程作出更改。如此一來，ERP系統負責管理流程、數據以及追溯等方面工作，現場貨位卡負責管理實時狀態、現場識別以及物理驗證等事務，通過這兩套事物相互配合使用，不僅滿足法規所提及關于標識清晰、防止差錯、便于追溯與檢查等核心要求，而且能夠讓倉庫實際工作的開展更為順暢、可靠。畢竟醫療器械與安全緊密相關，倉庫管理多一層保障通常要比少一層更具益處。