臨床監查員必備文件管理

明確定義

必備文件：指能夠單獨或者匯集后用于評價臨床試驗的實施過程和試驗數據質量的文件。

參考法規：

《藥物臨床試驗質量管理規范》

《藥物臨床試驗必備文件保存指導原則》

本文適用于：為申請藥品注冊而進行的藥物臨床試驗的研究者文件夾中必備文件保存。

重要性

必備文件管理的重要性：

? 保證臨床試驗過程必備文件的真實性，有序性，完整性。

? 可以成為還原整個臨床試驗過程的重要依據。

主要內容

● 常規資料

? 研究者手冊（及更新版本）；

? 臨床試驗方案（及修正案）；

? 病例報告表（及更新版本）；

? 知情同意書/提供給受試者的書面材料（及更新版本）；

? 招募廣告（及更新版本）；

? 臨床試驗合同；

? 受試者保險等相關文件；

? 藥品監督管理部門對臨床試驗方案的許可、備案。

敏感點：

1、遞交過倫理的所有版本的所有文件均要完整保存，有序存放。

2、注意臨床試驗合同的簽訂份數，按照要求保存在文件夾中。

3、各版本方案保存簽字版，各方簽字頁要完整。

4、考慮各司蓋章流程，簽字流程快慢不同，重要文件要有備份意識。

● 管理

? 啟動訪視報告；

? 重要的溝通記錄；

? 監查訪視確認信和跟進信/監查訪視記錄表；

? 簽署的知情同意書/病例報告表；

? 病例報告表修改記錄；

? 原始醫療文件；

? SAE/susar/安全性資料；

? 階段性報告；

? 篩選入選表/鑒認代碼表；

? 授權表和簽名樣張；

? 研究者向倫理委員會提交的試驗完成文件；

? 臨床試驗總結報告。

敏感點：

1、如文件載體為移動硬盤等電子載體，一定要確認及時可讀性。

2、重要的溝通記錄是指證明有關臨床試驗的管理、方案違背、試驗實施、不良事件的報告等方面的共識或者重要問題的討論。

● 資質

? 倫理同意件；

? 倫理委員會的人員組成；

? 研究者簽名的簡歷和資格文件；

? 所有其他授權人員簽名的簡歷和資格文件；

? 實驗室正常值范圍；

? 檢測的資質證明（實驗室質評證書，第三方檢測機構資質）；

? 儀器設備等校準報告。

敏感點：

1、授權表中授權的所有研究人員均需要收集簽名的簡歷和資質。

2、很多機構倫理使用線上審批系統，倫理批件均為電子版情況下，建議打印出來存放至研究者文件夾中。

3、關于室間質評證書，注意與方案中要求的每項實驗室檢查的每項指標一一核對。

例如：方案中要求尿常規的檢查指標為：尿比重，尿PH值，葡萄糖，尿蛋白，尿紅細胞，尿白細胞，需要核對該中心的尿常規的室間質評證書中是否涵蓋方案要求的所有指標。

4、注意檢測資質證明的有效期，校準報告有效期。

● 藥品

包括但不限于以下（具體遵循各中心SOP）

? 試驗用藥品在臨床試驗機構的登記表；

? 試驗用藥品及其他試驗相關材料的說明（若未在試驗方案或研究者手冊中說明）；

例如：藥品穩定性說明（用于判定藥品超溫是否可繼續使用的依據）。

? 試驗用藥品及其他試驗相關材料的運送記錄；

例如：申請（申請記錄，申請表等）-運送（溫濕度記錄）。

? 試驗用藥品的檢驗報告（所有批次）；

? 盲法試驗的揭盲程序；

? 藥品出入庫，庫存記錄；

? 儲存溫度記錄；

? 藥品超溫報告（如有）；

? 試驗用藥品銷毀證明。

敏感點：

1、如藥品存放在中心藥房管理，要遵循中心藥房對于藥品相關文件的管理要求。

例如雙盲試驗，涉及盲態與非盲態分開管理的情況，尤其要注意藥品文件夾的單獨管理。

2、注意藥品管理員的授權和培訓。

3、儲存過程溫度記錄要注意定期及時導出。

● 生物樣本

? 耗材申請，接收，庫存，使用記錄；

? 生物樣本采集表格；

? 生物樣本處理表格；

? 生物樣本儲存表格（溫度記錄）；

? 設備使用記錄表格；

? 生物樣本輸運相關表格。

敏感點：

1、生物樣本部分文件建議使用單獨文件夾保存，以便隨時取出記錄數據。

2、文件存放的順序按照采集，處理，儲存，運輸進行保存，以便核查時進行邏輯性核對。

3、建議制定儀器使用記錄的表格（尤其是離心機，冰箱），儀器使用記錄可以作為邏輯性核查很有用的依據。

文件保存條件

● 文件保存的場所，是稽查人員，核查人員重要的核查內容之一，也是評估臨床試驗質量的重要因素之一，但由于科室的項目眾多，資源條件有限，文件的保存場所是很容易被忽略的問題。

? 保存文件的設備條件應當具備防止光線直接照射、防水、防火等條件，有利于文件的長期保存。

? 應當制定文件管理的標準操作規程。

? 被保存的文件需要易于識別、查找、調閱和歸位。

敏感點：

1、對于中心由于條件有限可能產生的風險要有應對措施。

? 所有文件柜，文件夾，文件盒文件袋都需有明顯項目編號/項目名稱標識。

? 文件柜專人管理，鑰匙備份。

? 使用塑料文件袋保護紙質文件免于受潮。

2、經過多次翻閱的文件夾破損，注意更換。

文件目錄破損即時更換。

文件保存期限

● 用于申請藥品注冊的臨床試驗，必備文件應當至少保存至試驗藥物被批準上市后5年；未用于申請藥品注冊的臨床試驗，必備文件應當至少保存至臨床試驗終止后5年。

敏感點：

文件的保存期限以及相關的處理條款必須在臨床試驗合同中體現。

作者：長頸鹿