一文搞懂臨床中心關閉訪視COV準備工作

中心關閉訪視的目的是確保在試驗完成或提前終止后，研究人員根據其職責，收集了所有數據，回收或銷毀了研究藥物和物資，并保留了所有必要的文件。

一般以下情況將進行中心關閉訪視（COV）

① 所有CRFs已完成并收集，所有數據質疑已解決，最后一位受試者已完成研究。

② 申辦者、IRB/IEC或監管機構決定提前終止該中心（如招募困難、不能遵循方案/GCP等）。

③ 申辦者提前終止研究（療效、安全方面的考慮、經費原因、管理原因等）。

通常已啟動中心會進行中心關閉訪視，無論是否有受試者被招募到試驗中，或者該中心是否接收了研究藥物(IP)。具體要求可根據公司SOP或臨床管理計劃(CMP)或項目管理計劃(PMP)執行。

在COV之前，一般會有很多準備工作，整理如下供參考

1、首先需要確認

① 收到項目組的關中心通知，通常建議書面批準。

② COV形式：現場或遠程。

2、以下情況可能被要求遠程COV

① IP、非藥物資等已完成清點回收，數據文件已完成核對。

② 中心未接收IP，且未篩選受試者。

③ 中心未接收IP，且未入組受試者，篩選失敗受試者數據文件已完成核對。

3、現場訪視

① 如要求現場訪視，計劃中心關閉訪視時間，并在此之前與中心相關人員預約，按要求發送和存檔COV確認信。

4、COV前的準備

① 仔細閱讀SOP/CMP/PMP、COV相關文件，如：注釋版COV報告等。

② 仔細查看之前的監查報告、PD list、issue log等待解決問題，盡可能與中心溝通在COV之前解決。

③ 確認TMF中心層面文件完成目錄收集，已被審核，并與ISF核對，整理COV需要掃描收集或歸檔ISF的文件。

④ 確認研究中心關閉要求和流程

? 機構：獲取機構結題流程要求和相關文件，如：自查要求、質控要求（包括科室和機構）、稽查要求（申辦者或第三方）、GCP藥房要求、費用結算要求、資料歸檔要求、小結表等相關文件簽字蓋章流程，并按要求預約申請、準備相關文件。

? 倫理：獲取倫理結題的流程要求和相關的文件，如：倫理資料自查要求、結題申請及審核形式要求、資料歸檔要求，并按要求預約申請，完成結題審查。

⑤ 費用結算，確認已付款費用及已付款發票收集

? 機構：按照機構財務要求，根據臨床試驗主合同和補充協議統計試驗期間和機構產生的實際費用，包括涉及到合同內的機構立項費，觀察費、檢查費、受試者補助及報銷（領取記錄、理賠協議）、機構質控費、機構管理費、藥品管理費、資料保管費、耗材費、項目牽頭費（如組長單位）、人類遺傳辦申請費（如適用）、CRC管理費等。如涉及輔助科室，按照協議分別結算。（提前確認公司財務與機構財務要求一致性，通常最終支付款或退款由公司財務、機構財務和相關科室審核確定）

? 倫理：各項審查費用。

⑥ IP清點回收銷毀

? 數量一致性：剩余+回收/銷毀+使用=接收，核對每一次用藥處方、發放表和出庫記錄的一致性；確認藥物轉運記錄完整、轉運溫度計在校準效期內、校準證書與溫度記錄對應一致；配液輸液記錄完整（如適用）；確認庫存記錄和剩余藥物一致。

? IP運輸過程文件：確認藥檢報告備案（如適用），快遞單/復印件、運輸過程溫度記錄以及溫度計校準證書、交接單完整。

? IP儲存過程文件：確認溫度記錄完整、溫度計和冰箱校準證書效期覆蓋藥品在中心儲存時間，如涉及冰箱溫度計和轉運箱溫度計更換，確認有相應的交接單及更換記錄。確認超溫評估報告和溝通記錄完整、超溫對應方案違背已上報。

⑦ 生物樣本及耗材清點

? 生物樣本：根據機構要求進行生物樣本自查（如適用），采集（符合方案/遺傳辦要求）、處理（符合實驗室手冊要求）、儲存（溫度記錄完整，校準證書在效期內，超溫或樣本異常上報文件完整）、運輸（運輸單、質疑表、接收回執、溫度記錄、校準證書等文件完整）、樣本銷毀記錄反饋研究中心（如適用），方案違背完成上報（如適用）等。

? 耗材：玻片、采血管/針、輸液器/泵、尿樣/血樣/組織樣本采集包或散裝耗材、標簽等，接收記錄完整，如在中心銷毀，銷毀時避免項目信息泄漏，確認銷毀記錄保存完整。數量：剩余+使用+回收/銷毀=接收。

⑧ 研究物資處理

? 剩余文件：知情同意書、日記卡、患者卡、問卷、招募廣告、文件夾等確認回收或銷毀，銷毀記錄或者回收記錄已歸檔。核對銷毀/回收數量和版本號/日期，銷毀時避免項目信息泄露。

? 儀器設備：離心機、冰箱、溫度計、血壓計、體溫計、文件柜、體重秤、打印機等。確認使用期間在校準證書效期內，校準證書已歸檔，實際使用的儀器與校準證書所對應的儀器一致；如損壞、不便于回收歸檔報廢單、贈送說明。

⑨ 確認安全信息記錄報告

? 所有susar按照GCP和IRB/IEC的要求完成遞交。

? 所有本院SAE按照要求完成上報。

? DSUR以及研究者手冊完成IEC/IRB遞交。

? 溯源核對AE、CM list確認無漏記AE、CM。

⑩ 核對方案偏離/違背

? 監查發現及系統導出的方案偏離/違背已完成遞交并取得審核意見或接收回執。

* 以上為關于中心關閉訪視的一部分經驗分享。CRA在日常工作中，所負責的項目及類型不同，且各中心和各公司實際執行過程中的要求亦會略有不同，具體執行中需以實際要求為準。